nanoDMS
Dokumentenverwaltungssystem
Administrationshandbuch
Autor: W.Nagy
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Diese Präsentation ist erstellt mit
S5
Hintergrund
Dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente.
Wesentliche Eigenschaften sind
- visualisierte Ordnungsstrukturen
- Versionierung
- Dokumente up- und download
- Erstellen beliebiger Zusatzfelder für Dokumente
beim Suchen werden die Inhalte der Metadatenfelder miteinbezogen
sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung.
Diese Präsentation beschreibt die Administrations von nanoDMS
Featurelist
nanoDMS Stellt folgende Funktionen zur Verfügung
| Feature |
|---|
| Navigieren im Verzeichnisbaum |
| Zugriffsschutz auf Verzeichnisebene |
| anlegen eines Verzeichnises |
| Bearbeiten der Verzeichnsmetadaten |
| Löschen eines Verzeichnisses |
| Erzeugen eines Dokuments |
| Bearbeiten der Metadaten des Dokuments |
| Löschen des Dokuments |
| Download eines Dokuments |
| Bulkupload durch Zip Archiv |
| Suchfunktion |
| Verwalten von Benutzer |
| Verwalten von Gruppen |
| Erstellen von Sicherungen des Dokumentpools |
| Konsistenzcheck des Dokumentenpools |
Konfiguration
Die Anwendung nanoDms ist eine mFrame Anwendung (http://nagy.zoff.cc/mframe). Die Konfiguration
wird in der Datei WEB-INF/mframe.xml vorgenommen. Wird die Anwendung nur als DMS verwendet so
ist im Normalfall keine Konfiguration mehr notwendig.
Dokumentenpool im Dateisystem
Bei der Auslieferung wir das Dokumentenpool in WEB-INF/docpool installiert.
Möchte man das Repository an einer anderen Stelle halten so ist in der Datei mframe.xml
die Option
<docpool path="../../../docpool" />
entsprechend anzupassen.
Maximale Dateigröße:
Die maximale Dateigröße kann ebenfalls angegeben werden
<docpool path="../../../docpool" maxbytes="1048576" />
Administratoren
Administratoren sind Benutzer welche in der Gruppe "NANODMS-ADMIN" eingetragen sein.
Bei der Standarddistribution ist dies der Benutzer admin Passwort admin.
Es können beliebige viele Administratoren definiert werden.
Administratore können in beliebige Verzeichnisse schreiben, lesen und Veränderungen vornehmemn und die Administrationskonsole
aufrufen.
Homeverzeichnis
Jedem Benutzer muss ein Heimatverzeichnis zugeordnet sein. Es weist auf sich selbst.
Ein Adminstrator kann dies durch markieren der Checkbox Homeverzeichns einrichten
Es können sich mehrer Benutzer eine Homeverzeichnis teilen.
usermanager
Der Benutzermanager dient dazu Benutzer einzurichten. Es ist möglich, die Benutzerkennung von mFrame vorzuschalten.
Es müssen aber alle DMS Benutzer in der Benutzertabelle eintragen werden.
Benutzerdaten
| Felder | Inhalt |
|---|
| ID | Benutzerkennung |
| User | Benutzerkennzeichnung. Dieser muss eindeutig sein. |
| Password | Dieses ist nur notwendig, wenn der Zugriffsschutz nicht von mFrame bewerkstelligt wird. |
| Realname | wird normalerweise nicht verwendet. |
| Home Dir | Homeverzeichnis des Benutzers |
Jedem Benutzer muss einem Hoveverzeichnis zugeordnet werden.
groupmanager
Der Groupmanger
dient dazu Benutzer Gruppen zuzuteilen und Gruppen anzulegen.
Über die Gruppenzuteilung werden die Zugriffsberechtigungen gesteuert.
Verschiedenen Szenarien werden später in diesesm Dokument diskutiert.
Filtern
Der Filter wirk ohne Angabe von Qulifizierer[1] auf den Gruppennamen.
Neue Gruppe
Eingabe des Gruppennamens. Der Gruppenname steht nach erfolgter Betätigung der Schaltfläche "anlegen" in der
Auswahlbox "Gruppe" bereit.
Zuteilen
Auswählen des Benutzers und der Gruppe, betätigen der Schaltfläche "Häckchen"
.
Zuteilung aufheben
Betätigen der Schaltfläche "Entfernen"
.
1Ein Quilifizierer beginnt mit seinen Namen gefolgt von einem Doppelpunkt (:). Beispiel user:admin
zip Archiv aufladen
Diese Funktion ermöglicht es, ein gesamtes Zip Archiv aufzuladend.
Beim Aufladen bleibt die Verzeichnisstruktur erhalten. Noch nicht vorhandene Unterverzeichnise werden erstellt
Wenn ein Verzeichnis bereits vorhanden ist, werden die Dokumente in das Verzeichnis geschrieben.
Im Unterschied zum Zip Archiv aufladen des Benutzers, werden keine Verzeichnisrechte beachtet.
Hinweis zum Erstellen des Zip Archivs
Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, Verzeichnisse oder Dokument aufzuladen, welche Sonderzeichen
enthalten. In der Ergebniskontrollliste werden diese Dokumente bzw. Verzeichnisse markiert.
fcheck
Es wird eine Konsistenzprüfung vorgenommen. Werden Dokumente entdeckt, welche nicht in der Datenbank
eingetragen sind, so werden sie in den Ordner .lostandfound eingetragen. Dieses Verzeichnis wird
automatisch angelegt, wenn es nicht vorhanden ist.
"Verlorene" Dokumente können mit der Schaltfläche "Aufräumen" entgültig entfernt werden.
Ungültige Zugriffskontrolleinträge werden entfernt.
Fileattribute
Jedem Dokument können beliebige Attribute zugeteilt werden. Mittels dieser Funktion
können diese Verwaltet werden.
Beim Aufladen eines Dokuments werden diese Attribute abgefragt. Es kann danach gesucht werden (siehe Benutzerhandbuch).
| Felder | Inhalt |
|---|
| Prompt | Text, welcher bei der Attributabfrage ausgegeben wird |
| Muss Feld | Ist diese Option auf 'J' (ja) eingestellt muss der Anwender dieses Feld beschreiben |
| Path Muster |
Die Abfrage der Fileattribute wird nur in solchen Verzeichnissen vorgenommen auf welche das angegebene
Muster passt (regex).
|
Backup
Mittels dieser FUnktion kann ein Backup des Dokumentenpool (Dateiverzeichnis docpool) vorgenommen werden.
Es werden alle Dokumente und die Datenbank in ein Zip archiv gespielt. Das Archiv wird im Verzeichnis .backup mit
dem Erstellungsdatum als Dokumentnamen eingetragen und kann wie jedes andere Dokument behandelt werden.
ls
Erstellt beginnend mit dem aktuellem Verzeichnis eine Liste der Unterverzeichnisse und Dokumente.
Es werden Zugriffsinformationen gelistet.
Admin aufgerufen.
usermanger
groupmanager
Zip Archiv aufladen
fcheck
Fileattribute
Backup
ls
Verzeichnis löschen