nanoDMS

Dokumentenverwaltungssystem

Administrationshandbuch


Autor: W.Nagy

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Diese Präsentation ist erstellt mit S5

Inhalt

Hintergrund

Dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente.
Wesentliche Eigenschaften sind
  • visualisierte Ordnungsstrukturen
  • Versionierung
  • Dokumente up- und download
  • Erstellen beliebiger Zusatzfelder für Dokumente
    beim Suchen werden die Inhalte der Metadatenfelder miteinbezogen
sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung.

Diese Präsentation beschreibt die Administrations von nanoDMS

Featurelist

nanoDMS Stellt folgende Funktionen zur Verfügung
Feature
Navigieren im Verzeichnisbaum
Zugriffsschutz auf Verzeichnisebene
anlegen eines Verzeichnises
Bearbeiten der Verzeichnsmetadaten
Löschen eines Verzeichnisses
Erzeugen eines Dokuments
Bearbeiten der Metadaten des Dokuments
Löschen des Dokuments
Download eines Dokuments
Bulkupload durch Zip Archiv
Suchfunktion
Verwalten von Benutzer
Verwalten von Gruppen
Erstellen von Sicherungen des Dokumentpools
Konsistenzcheck des Dokumentenpools

Konfiguration

Die Anwendung nanoDms ist eine mFrame Anwendung (http://nagy.zoff.cc/mframe). Die Konfiguration wird in der Datei WEB-INF/mframe.xml vorgenommen. Wird die Anwendung nur als DMS verwendet so ist im Normalfall keine Konfiguration mehr notwendig.

Dokumentenpool im Dateisystem

Bei der Auslieferung wir das Dokumentenpool in WEB-INF/docpool installiert.
Möchte man das Repository an einer anderen Stelle halten so ist in der Datei mframe.xml die Option
<docpool path="../../../docpool" />
entsprechend anzupassen.
Maximale Dateigröße:
Die maximale Dateigröße kann ebenfalls angegeben werden
<docpool path="../../../docpool" maxbytes="1048576" />

Administratoren

Administratoren sind Benutzer welche in der Gruppe "NANODMS-ADMIN" eingetragen sein.
Bei der Standarddistribution ist dies der Benutzer admin Passwort admin.
Es können beliebige viele Administratoren definiert werden.
Administratore können in beliebige Verzeichnisse schreiben, lesen und Veränderungen vornehmemn und die Administrationskonsole aufrufen.

Administrationskonsole

Die Administrationskonsole wird duch das Symbol Admin aufgerufen.
Um die Administrationskonsole aufzurufen muss der angemeldete Benutzer in der Gruppe NANODMS-ADMIN sein. Liste der Administrationsoptionen
  • usermanger
    Dient zur Verwaltung von Benutzern
  • groupmanager
    Anlegen neuer Gruppen und Zuteilung von Benutzern zu Gruppen.
  • Zip Archiv aufladen
    Aufladen einer Menge von Datein als Ziparchiv.
  • fcheck
    Konsistenzüberprüfung des Datenrepositories
  • Fileattribute
    Verwaltung von Dateiattribute
  • Backup
    Erzeugen eines Sicherungsarchives des aktullen Datenrepository
  • ls
    Dateiliste
  • Verzeichnis löschen
    Löschen eines gesamten Verzeichnisbaums Achtung es werden alle Einträge unwiederbringlich entfernt.

Homeverzeichnis

Jedem Benutzer muss ein Heimatverzeichnis zugeordnet sein. Es weist auf sich selbst.
Ein Adminstrator kann dies durch markieren der Checkbox Homeverzeichns einrichten
Es können sich mehrer Benutzer eine Homeverzeichnis teilen.

usermanager

Der Benutzermanager dient dazu Benutzer einzurichten. Es ist möglich, die Benutzerkennung von mFrame vorzuschalten. Es müssen aber alle DMS Benutzer in der Benutzertabelle eintragen werden.

Benutzerdaten

FelderInhalt
IDBenutzerkennung
UserBenutzerkennzeichnung. Dieser muss eindeutig sein.
PasswordDieses ist nur notwendig, wenn der Zugriffsschutz nicht von mFrame bewerkstelligt wird.
Realnamewird normalerweise nicht verwendet.
Home DirHomeverzeichnis des Benutzers

Jedem Benutzer muss einem Hoveverzeichnis zugeordnet werden.

groupmanager

Der Groupmanger dient dazu Benutzer Gruppen zuzuteilen und Gruppen anzulegen.
Über die Gruppenzuteilung werden die Zugriffsberechtigungen gesteuert. Verschiedenen Szenarien werden später in diesesm Dokument diskutiert.

Filtern

Der Filter wirk ohne Angabe von Qulifizierer[1] auf den Gruppennamen.

Neue Gruppe

Eingabe des Gruppennamens. Der Gruppenname steht nach erfolgter Betätigung der Schaltfläche "anlegen" in der Auswahlbox "Gruppe" bereit.

Zuteilen

Auswählen des Benutzers und der Gruppe, betätigen der Schaltfläche "Häckchen" .

Zuteilung aufheben

Betätigen der Schaltfläche "Entfernen" .
1Ein Quilifizierer beginnt mit seinen Namen gefolgt von einem Doppelpunkt (:). Beispiel user:admin

zip Archiv aufladen

Diese Funktion ermöglicht es, ein gesamtes Zip Archiv aufzuladend.
Beim Aufladen bleibt die Verzeichnisstruktur erhalten. Noch nicht vorhandene Unterverzeichnise werden erstellt
Wenn ein Verzeichnis bereits vorhanden ist, werden die Dokumente in das Verzeichnis geschrieben.
Im Unterschied zum Zip Archiv aufladen des Benutzers, werden keine Verzeichnisrechte beachtet.

Hinweis zum Erstellen des Zip Archivs

Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, Verzeichnisse oder Dokument aufzuladen, welche Sonderzeichen enthalten. In der Ergebniskontrollliste werden diese Dokumente bzw. Verzeichnisse markiert.

fcheck

Es wird eine Konsistenzprüfung vorgenommen. Werden Dokumente entdeckt, welche nicht in der Datenbank eingetragen sind, so werden sie in den Ordner .lostandfound eingetragen. Dieses Verzeichnis wird automatisch angelegt, wenn es nicht vorhanden ist.
"Verlorene" Dokumente können mit der Schaltfläche "Aufräumen" entgültig entfernt werden.
Ungültige Zugriffskontrolleinträge werden entfernt.

Fileattribute

Jedem Dokument können beliebige Attribute zugeteilt werden. Mittels dieser Funktion können diese Verwaltet werden.
Beim Aufladen eines Dokuments werden diese Attribute abgefragt. Es kann danach gesucht werden (siehe Benutzerhandbuch).

FelderInhalt
PromptText, welcher bei der Attributabfrage ausgegeben wird
Muss FeldIst diese Option auf 'J' (ja) eingestellt muss der Anwender dieses Feld beschreiben
Path Muster Die Abfrage der Fileattribute wird nur in solchen Verzeichnissen vorgenommen auf welche das angegebene Muster passt (regex).

Backup

Mittels dieser FUnktion kann ein Backup des Dokumentenpool (Dateiverzeichnis docpool) vorgenommen werden. Es werden alle Dokumente und die Datenbank in ein Zip archiv gespielt. Das Archiv wird im Verzeichnis .backup mit dem Erstellungsdatum als Dokumentnamen eingetragen und kann wie jedes andere Dokument behandelt werden.

ls

Erstellt beginnend mit dem aktuellem Verzeichnis eine Liste der Unterverzeichnisse und Dokumente.
Es werden Zugriffsinformationen gelistet.