nanoDMS

Dokumentenverwaltungssystem

Eine webbasierende Anwendung zum verwalten von Dokumenten

Navigieren in dieser Präsentation durch Pfeiltasten
↑ vorherige Seite, ↓ Folgeseite.
Diese Präsentation ist erstellt mit S5

Hintergrund

Dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente.
Wesentliche Eigenschaften sind sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar.

Funktionalität für den Benutzer

Funktionalität für den Administrator

Navigieren im Verzeichnisbaum

Nach der Anmeldung befindet sich der Benutzer in seinem Heimatverzeichnis (home). Dort werden alle Verzeichnisse angezeigt welche in dem aktuellen Verzeichnis für den Benutzer erreichbar sind.
In der Liste werden neben den Verzeichnissen auch die Dateien angezeigt, welche der Benutzer lesen darf. Am linken Rand ist ein Sinnbild zu sehen, welche den Type des Dokuments anzeigt. Informationen über das Dokument kann man erhalten, wenn man die Schriftmarke über das Sinnbild stellt ohne zu klicken.
Durch anklicken des Verzeichnisnamens wird in den angewählten Ordner gewechselt.

Dokumente

Es existieren verschiedene Dokumentarten
DokumentartSymboldurch anklicken
Aufgeladenes DokumentWird das Dokument zum herunterladen angeboten
Textdokumentwird angezeigt
Web-LinkDie Seite wird in einem neuen Browserfenster angzeigt

Anlegen eines neuen Verzeichnisses

Anklicken der Funktionsschaltfläche "Neuer Ordner" wird ein Dialogfenster angezeigt. Eingabe des gewünschten Verzeichnisnamens.
Achtung Der Name darf nicht mit einem Punkt (.) beginnen und keine Schrägstrich enthalten. Die Markierung
Gruppen wie aktuelles Verzeichnis
markiert, so werden die Rechte des aktuellen Verzeichnisses übernommen. Dies ist der Normalfall.
Wird der Name leer gelassen wird "Ordner" als Name angenommen. Existiert bereits ein Verzeichnis mit dem selben Namen, wird dieses durch anhängen einer Versionsnumer eindeutig gemacht.

Aufladen einer Datei

Anklicken der Funktionsschaltfläche Neue Datei wird der Dateianlagedialog aufgerufen.
FeldInhalt
NameName des Dokuments
Wird dieser leer gelassen, so wird "Dokument" angenommen.
Existiert bereits ein Dokument mit selben namen, wird dieses durch anängen einer Versionsnummer eindeutig gemacht.
Datei aufladenAuswahl der aufzuladendnen Datei aus dem Dateisystem des lokalen Rechners.
Text erzeugenEs wird ein Texteditor aufgerufen, in welchem der Inhalt der Datei geschrieben werden kann.
Link auf Webresource URLEingabe einer beliebigen Webadresse (z.B. http://www.google.at)
Dateiattribute
(optional)
Wurden Metadaten definiert, werden diese zum eingeben angeboten.
Aufladen mehrere Dateien als Ziparchiv -> nächtste Seite

Aufladen eines Ziparchives

Sollen viele Dateien auf einmal aufgeladen werden so erstellt man ein Ziparchiv mit den Dateien. Eventuell vorhandene Unterverzeichnis werden angelegt wenn diese noch nicht vorhanden sind. Es wird überprüft, ob in ein bereits bestehendes Unterverzeichnis geschrieben werden darf. Ist dies nicht der Fall wird das aufladen der Dateien in diesem Verzeichnis nicht vorgenommen.
Bei der Anlage neuer Verzeichnisse werden die Rechte des Mutterverzeichnisses übernommen.
Je nach größe der Archives kann die Operation einige Zeit in Anspruch nehmen!

Löschen einer Datei

Für diese Operation ist das Schreibrecht auf das Verzeichnis notwendig!
Durch anklicken des Symbols wird die Löschmaske aufgerufen.

Die Löschmaske stellt folgende Optionen zu Verfügung

Administrieren eines Verzeichnisses

Für diese Operation ist das Schreibrecht auf das Verzeichnis notwendig! Durch anklicken des Ordnersymbols mit Schraubenschlüssel gelangt man in die Verzeichnisattribute Änderungsmaske.
FeldInhalt
Neuer VerzeichnisnameÄndern des Verzeichnisnamens
EigentumsrechteDie Rechte des Eigentümer des Dokuments können verändert weden.
Nur für geübte Benutzer!
Verschieben inDas Verzeichnis kann in ein anderes Verzeichnis verschoben werden.
LinkverzeichnisEingabe der Verzeichnisnummer in welches durch anklicken gesprungen werden soll.
Dies ermöglicht die überwindung von Homeverzeichnisgrenzen.
Nur für geübte Benutzer!
BemerkungDer eingegebene Text wird beim betreten des Verzeichnisses angezeigt.
GruppenHier werden die Rechte der Gruppen vergeben.
Nur für geübte Benutzer!

Löschen eines Verzeichnisses

Für diese Operation ist das Schreibrecht auf das Verzeichnis notwendig!
Das Symbol löschen des Verzeichnisses wird nur angezeigt, wenn das Verzeichnis keine weiteren Inhalte mehr aufweist.
Duch anklicken der Schaltfläche wird das Verzeichnis unwiederbringlich sofort entfernt.

Finden

Beim anklicken des Symbols Finden, wird die Suchmaske aufgerufen.
Der Suchstring wir in den ausgewählten Feldern gesucht. Teilzeichenketten können durch Eingabe des Sterns (*) gebildet werden.