nanoDMS

Dokumentenverwaltungssystem

Eine webbasierende Anwendung zum verwalten von Dokumenten

Hintergrund

Dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente.
Wesentliche Eigenschaften sind

• visualisierte Ordnungsstrukturen
• Checkin/Checkout
• Versionierung

sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar.

Funktionalität für den Benutzer

• anlegen, löschen eines Verzeichnises
• Bearbeiten der Verzeichnsmetadaten
• Erzeugen, löschen und verschieben eines Dokuments
• Bearbeiten der Metadaten des Dokuments
• Download eines Dokuments
• Bulkupload durch Zip Archiv
• Navigieren im Verzeichnisbaum
• Suchfunktion
  Es wird nach Verzeichnis oder Dokumentnamen und in den Metadaten gesucht.

Funktionalität für den Administrator

• Verwalten der Benutzer
• Verwalten der Benutzergruppen
• Auladen eines Zip Archivs
• Konsistenzüberprüfung
• Verwalten der Metadaten (Fileattribute)
• Backup

Navigieren im Verzeichnisbaum

Nach der Anmeldung befindet sich der Benutzer in seinem Heimatverzeichnis (home). Dort werden alle Verzeichnisse angezeigt welche in dem aktuellen Verzeichnis für den Benutzer erreichbar sind.
In der Liste werden neben den Verzeichnissen auch die Dateien angezeigt, welche der Benutzer lesen darf. Am linken Rand ist ein Sinnbild zu sehen, welche den Type des Dokuments anzeigt. Informationen über das Dokument kann man erhalten, wenn man die Schriftmarke über das Sinnbild stellt ohne zu klicken.
Durch anklicken des Verzeichnisnamens wird in den angewählten Ordner gewechselt.

Dokumente

Es existieren verschiedene Dokumentarten

Dokumentart	Symbol	durch anklicken
Aufgeladenes Dokument	…	Wird das Dokument zum herunterladen angeboten
Textdokument		wird angezeigt
Web-Link		Die Seite wird in einem neuen Browserfenster angzeigt

Anlegen eines neuen Verzeichnisses

Anklicken der Funktionsschaltfläche "Neuer Ordner" wird ein Dialogfenster angezeigt. Eingabe des gewünschten Verzeichnisnamens.
Achtung Der Name darf nicht mit einem Punkt (.) beginnen und keine Schrägstrich enthalten. Die Markierung
Gruppen wie aktuelles Verzeichnis
markiert, so werden die Rechte des aktuellen Verzeichnisses übernommen. Dies ist der Normalfall.
Wird der Name leer gelassen wird "Ordner" als Name angenommen. Existiert bereits ein Verzeichnis mit dem selben Namen, wird dieses durch anhängen einer Versionsnumer eindeutig gemacht.

Aufladen einer Datei

Anklicken der Funktionsschaltfläche Neue Datei wird der Dateianlagedialog aufgerufen.

Feld	Inhalt
Name	Name des Dokuments Wird dieser leer gelassen, so wird "Dokument" angenommen. Existiert bereits ein Dokument mit selben namen, wird dieses durch anängen einer Versionsnummer eindeutig gemacht.
Datei aufladen	Auswahl der aufzuladendnen Datei aus dem Dateisystem des lokalen Rechners.
Text erzeugen	Es wird ein Texteditor aufgerufen, in welchem der Inhalt der Datei geschrieben werden kann.
Link auf Webresource URL	Eingabe einer beliebigen Webadresse (z.B. http://www.google.at)
Dateiattribute (optional)	Wurden Metadaten definiert, werden diese zum eingeben angeboten.

Aufladen mehrere Dateien als Ziparchiv -> nächtste Seite

Aufladen eines Ziparchives

Sollen viele Dateien auf einmal aufgeladen werden so erstellt man ein Ziparchiv mit den Dateien. Eventuell vorhandene Unterverzeichnis werden angelegt wenn diese noch nicht vorhanden sind. Es wird überprüft, ob in ein bereits bestehendes Unterverzeichnis geschrieben werden darf. Ist dies nicht der Fall wird das aufladen der Dateien in diesem Verzeichnis nicht vorgenommen.
Bei der Anlage neuer Verzeichnisse werden die Rechte des Mutterverzeichnisses übernommen.
Je nach größe der Archives kann die Operation einige Zeit in Anspruch nehmen!

Löschen einer Datei

Für diese Operation ist das Schreibrecht auf das Verzeichnis notwendig!
Durch anklicken des Symbols wird die Löschmaske aufgerufen.

Die Löschmaske stellt folgende Optionen zu Verfügung

• Eintrag entfernen (Die Datei ist nicht mehr sichtbar)
  Die Datei wird aus dem aktuellen Verzeichnis entfernt und in das Verzeichnis .trash verschoben. Aus diesem Verzeichnis kann die Datei nur mehr von einem Administrator wieder hergestellt werden.
• Datei entgültig löschen (der Eintrag und der Inhalt der Datei wird endgültig entfernt)
  Unwiederbringliches entfernen aus dem System.
• Ich bin mir nicht sicher, lassen wir wie es ist...
  Keine weitere Aktion, es wird das aktuelle Verzeichnis angezeigt.

Administrieren eines Verzeichnisses

Für diese Operation ist das Schreibrecht auf das Verzeichnis notwendig! Durch anklicken des Ordnersymbols mit Schraubenschlüssel gelangt man in die Verzeichnisattribute Änderungsmaske.

Löschen eines Verzeichnisses

Für diese Operation ist das Schreibrecht auf das Verzeichnis notwendig!
Das Symbol löschen des Verzeichnisses wird nur angezeigt, wenn das Verzeichnis keine weiteren Inhalte mehr aufweist.
Duch anklicken der Schaltfläche wird das Verzeichnis unwiederbringlich sofort entfernt.

Finden

Beim anklicken des Symbols Finden, wird die Suchmaske aufgerufen.
Der Suchstring wir in den ausgewählten Feldern gesucht. Teilzeichenketten können durch Eingabe des Sterns (*) gebildet werden.